Wie No Shows im Restaurant vermieden werden können

No Shows sind für GastronomInnen ein großes Ärgernis: Ein Tisch ist für 20:30 reserviert, doch dann kommen die Gäste, die diese Reservierung vorgenommen haben, einfach nicht. Sie geben auch keine Absage. "No Show" bedeutet auf Englisch "Nichterscheinen". Wenn regelmäßig Umsätze wegbrechen, kann dies langfristig schädlich für das Geschäft sein. Was kann man gegen No Shows im Restaurant tun?

No Shows können also auf verschiedene Arten vermieden werden. Welche Methode am besten geeignet ist, hängt von der jeweiligen Situation ab und sollte gut überlegt sein, hier geben wir ein paar effektive Methoden weiter:

Informiere deine Gäste

Wenn man sich die Perspektive der Gäste vorstellt, kann man verstehen, wie No Shows vorkommen. Oftmalig ist es nicht so, dass sie mit Absicht fernbleiben, um dem Betrieb zu schaden. Vielmehr ist das Essengehen etwas, das Menschen in ihrer Freizeit tun - genau wie der Kino- oder Konzertbesuch.

Falls sich Pläne kurzfristig ändern (man will z.B. etwas anderes unternehmen, die Begleitung sagt ab, man möchte sich zu einem anderen Zeitpunkt treffen oder spontan doch zu Hause bleiben), dann fällt diese Freizeitaktivität eben flach.

Wenn Gäste einen Tisch im Restaurant reservieren und dann nicht erscheinen, hat dies wirtschaftliche Folgen für den Betrieb. Viele Menschen sind sich dessen gar nicht bewusst.

Es ist wichtig, dass Gäste ihre Restaurantreservierungen einhalten, da diese sonst zu erheblichen Einbußen führen können. Betriebe sollten ihre Kunden daher über die Konsequenzen von nicht wahrgenommenen Reservierungen aufklären und immer um rechtzeitige Stornierung bitten. Dies kann zum Beispiel mit einem Hinweis im Online-Buchungssystem, auf der Webseite oder bei der Reservierung am Telefon geschehen.

Statistiken führen

Es ist schwierig zu sagen, wie groß das Problem der nicht erscheinenden Gäste tatsächlich ist. Es ist jedoch klar, dass es ein signifikantes Problem darstellt, da es sowohl für Restaurants als auch für die Gäste selbst sehr ärgerlich sein kann. Wiederholungstäter sind leider keine Seltenheit und dieses Problem scheint vor allem im Sommer und beim Dinner auftreten zu wollen.

GastronomInnen können im digitalen Zeitalter auf exakte Zahlen und Daten aus dem Reservierungs- oder Kassensystem zurückgreifen, um festzustellen, wie groß das Problem tatsächlich ist. Dies gibt ihnen die Möglichkeit, effektiv und mit den richtigen Mitteln zu reagieren, um zu vermeiden, dass Gäste ihre Restaurantreservierung nicht wahrnehmen.

Beispiel: Wenn ein Unternehmen regelmäßig reserviert, aber auch jedes Mal nicht absagt, könnte es sich um einen bekannten Fall handeln, dass es bei den Besuchen seiner Geschäftspartner verschiedene Küchenoptionen bereithalten möchte. Praktiken dieser Art lassen sich entweder durch ein klärendes Telefonat oder - in schlimmeren Fällen - durch eine "schwarze Liste" / Sperrung dieser Betriebe unterbinden.

Per E-Mail, SMS oder telefonisch erinnern

Damit auch ja nichts schiefgeht und der Besuch im Restaurant reibungslos abläuft, gibt es hier noch den ultimativen Geheimtipp: Rufen Sie einfach ein paar Tage vorher kurz im Restaurant an! Bleibt es dabei bei der Uhrzeit, der Anzahl der angekündigten Gäste? So stellen Sie sicher, dass Sie keinen "No Show" machen und Ihren Tisch verlieren.

Dieser Anruf hat zwei Zwecke: Zum einen können wir Ihre Sonderwünsche abfragen und zum anderen können wir Sie über unser aktuelles Angebot informieren. Durch die Kombination dieser beiden Elemente wird der Anruf weniger zu einem "Kontrollanruf". Falls Sie Ihre Reservierung online vorgenommen haben, können Sie uns auch eine E-Mail schicken - in manchen Online-Reservierungstools ist dieser Service automatisch eingestellt.

Zeitfenster festlegen, um Missverständnisse zu vermeiden

Pünktlichkeit ist eine Zier, aber was genau bedeutet pünktlich? Die Gäste kommen selten zur reservierten Zeit, also sollte man ein wenig Kulanz zeigen. Aber auch nicht für immer.

Bei einer Reservierung wird immer ein Zeitfenster angegeben, in dem der Tisch für die Gäste freigehalten wird. Wenn die Gäste nach Ablauf dieses Zeitraums noch nicht erschienen sind, können Sie davon ausgehen, dass sie nicht mehr kommen und den Tisch an andere Gäste weitervergeben.

Wenn Sie dennoch unverhofft Gäste bekommen, bieten Sie ihnen einen neuen Termin oder Platz an. So binden Sie Ihre Kunde und zeigen, dass Ihnen diese wichtig sind.

Stornieren sollten so einfach wie möglich sein

No Shows sind ein großes Problem für Restaurants. Sie verhindern, dass Tische weiterverkauft werden können und erschweren die Planung. Um No Shows zu vermeiden, sollten Sie es den Gästen so einfach wie möglich machen, ihre Reservierung zu stornieren. Wenn Sie ein Online-Reservierungstool nutzen, ist das in der Regel kein Problem. Hier können die Gäste ihre Buchung online absagen. So wissen Sie immer genau, mit wie vielen Gästen Sie rechnen können.

Damit Sie Ihren Gästen optimale Planungssicherheit geben können, empfehlen wir, die Stornierung kurzfristig oder maximal 24 Stunden vorher mitzuteilen. So vermeiden Sie Stress und können sich auf andere Dinge konzentrieren.

Überbuchen ist möglich, aber es gibt einige Dinge, die man beachten sollte

Gastronomen können dasselbe Prinzip anwenden, um "No Shows" in ihren Restaurants zu vermeiden. Die Luftfahrtbranche ist dafür bekannt, mehr Karten für Flüge zu verkaufen, als tatsächlich Plätze im Flugzeug vorhanden sind - in der Regel nimmt bei 150 oder mehr Fluggästen immer jemand seine Buchung nicht wahr.

Um herauszufinden, wie viele Gäste pro Abend tatsächlich nicht erscheinen, sollte ein gewisser Zeitraum analysiert werden. Auf diese Weise können Tische an Gäste weitergegeben werden, die sonst keinen Platz hätten - und man läuft nicht Gefahr, am Ende zu wenig Tische frei zu haben.

Egal wie gut die Organisation des Abends ist, irgendwann wird immer ein Gast zu spät kommen. Damit die anderen Gäste nicht allzu lange auf ihren Aperitif warten müssen, sollten Sie vorab einen kleinen Tisch mit Getränken und Knabbereien bereitstellen. So können sich die Gäste schon mal stärken, bis endlich alle da sind und an den großen Tisch gehen können.

Kreditkarte vorbelasten oder eine Anzahlung erheben

Diese Methode ist in vielen anderen Industrien – zum Beispiel im Tourismus – weit verbreitet und auch in vielen anderen Ländern bereits in der Gastronomie anerkannt: Wer reserviert, stimmt einer Vorab-Belastung seiner Kreditkarte in Höhe des angemessenen Fixbetrags zu.

Beispiel: Eine Buchung wird mit einer No-Show-Gebühr von 30 Euro vorbelastet, um die entstandenen Kosten für Personal und eingesetzte Waren zu kompensieren. Dies gilt jedoch nur, wenn die Absage nicht rechtzeitig erfolgt oder das Nichterscheinen der Verpflichtung nachkommt.

Restaurants setzen zunehmend auf diese Praxis, um No Shows zu vermeiden. Dies ist eine Maßnahme, die in anderen Branchen oder Ländern bereits zur Normalität gehört und daher davon auszugehen ist, dass sich dies langfristig auch in der Gastronomiebranche durchsetzen wird.

Restaurants bieten an, dass man für besondere Menüs, Arrangements oder an Feiertagen vorab Tickets kaufen kann. Dies erhöht finanzielle Sicherheit, weil bezahlt wird, bevor der Gast ankommt. Wenn ein Gast absagt, muss er Storno-Gebühren entrichten oder sich um Weitergabe des Tickets kümmern. Auch eine Warteliste kann man einrichten.